¿Qué software de administración de contratos elegir?

La administración de contratos es uno de los aspectos básicos dentro de la gestión de la contratación en todas las áreas de la empresa, esto es, desde la de los equipos a la de los clientes y proveedores.

Una buena gestión supone una garantía de que tanto los productos como los servicios contratados se ajustan a lo que se ha establecido y solicitado. En la actualidad, este proceso se ha informatizado en muchas empresas para conseguir ahorrar tiempo y dinero, además de que todos los agentes implicados trabajen interconectados en todas las fases de la preparación, aprobación y firma de cada contrato.

Para que el ciclo de vida activa del contrato funcione de forma correcta es interesante contar con un software de administración de contratos que permita reducir el riesgo financiero de la empresa y se optimice el rendimiento de la empresa. Pero ¿qué software de administración de contratos elegir?

¿Qué ventajas aporta un software de administración de contratos?

La experiencia demuestra que a veces los contratos no se gestiona correctamente por descoordinación, desconocimiento o no contar con los recursos suficientes. Unos fallos que pueden suponer pérdidas de toda clase. Un sistema automatizado y eficaz se hace imprescindible para manejar de forma efectiva todo el volumen de contratos de la empresa. Entre las ventajas que aporta contar con un buen software de administración de contratos se destacan:

  • Facilita la gestión de la solicitud, confección, validación, firma y explotación de los contratos de todas las áreas de la empresa.
  • Centraliza todos los contratos a través de un canal.
  • Permite la redacción de los contratos en formato Word.
  • Genera procesos ordenados para la aprobación o el rechazo de los contratos.
  • Ahorra tiempo y dinero al firmar los contratos electrónicamente.
  • Recuerda fechas y todos aquellos datos clave de cada contrato.
  • Es de fácil uso y muy intuitivo.
  • Se mantiene actualizado en lo que a materia legal se refiere.
  • Ofrece seguridad y privacidad.
  • Los contratos y los datos se almacenan en la nube para que estén accesibles desde cualquier dispositivo y contar con una copia digital a buen resguardo.

¿Qué software de administración de contratos elegir?

Hay software como el de Webdox que no solo aportan todas estas ventajas, también ofrece muchas e interesantes funcionalidades para la gestión contractual. Una plataforma que permite trabajar a equipos, clientes y proveedores de forma coordinada. Webdox actúa como administrador de solicitudes de nuevos contratos en un punto centralizado desde el que se conecta a todas las áreas de negocios con el área legal.

El uso de formularios preestablecidos o estandarizados es también clave para asegurar que los términos y las condiciones sean lo más completas y claras. Una funcionalidad que tiene aparejada además la generación de nuevos contratos asociados, anexos u otros documentos, además de completarse el proceso con su firma electrónica de forma masiva.

Los intervinientes en el contrato recibirán un correo para que revisen el contrato y procedan a firmarlo, siendo posible realizar la firma desde cualquier dispositivo y garantizando la seguridad del proceso con varios pasos de validación. Una sincronización automatizada que consigue ahorrar tiempo y dinero a la empresa, optimizando al máximo la productividad y la seguridad.